Privacyverklaring

Luna is de AI-assistent van LionLabs. Hier lees je welke persoonsgegevens we verwerken voor Luna, Sales OS en de bijbehorende WhatsApp-koppeling, waarom we dat doen en hoe je contact met ons opneemt.

Laatst bijgewerkt op 3 oktober 2026

1. Voor welke diensten geldt dit?

Deze verklaring geldt voor LionLabs Luna, het interne Sales OS en de WhatsApp-integratie van deze assistent. Andere LionLabs-apps kunnen een eigen privacyverklaring hebben.

Als klantgesprekken zijn ingeschakeld, verwerkt Luna ook zakelijke vragen van bezoekers en klanten. Berichten kunnen in een klantdossier worden bewaard en met relevante context aan de AI worden aangeboden. De openbare showroom bevat fictieve demonstraties en geen klantdossiers. WhatsApp en onze hostingdienst verwerken bij het afleveren van berichten ook technische gegevens.

2. Welke gegevens verwerken we?

• Contactgegevens die je verstrekt, zoals je naam, zakelijke e-mailadres en telefoonnummer.
• De tekst van toegestane WhatsApp-gesprekken, opdrachten, AI-antwoorden en informatie die je daarin deelt.
• Technische berichtgegevens, zoals bericht-ID's, tijdstippen, afleverstatussen en foutcodes.
• Zakelijke gegevens in Sales OS, zoals bedrijfsnamen, contactpersonen, websites, aanvragen, correspondentie, notities en de status van leads of projecten. Deze kunnen afkomstig zijn van jou, eerdere zakelijke contacten of openbare bedrijfswebsites en zakelijke vermeldingen.
• Technische gebruiksgegevens voor hosting en beveiliging, zoals IP-adres, verzoekgegevens en foutmeldingen.

Stuur geen wachtwoorden, volledige betaalkaartgegevens, identiteitsbewijzen of gevoelige medische informatie naar Luna. De ondersteunde berichtvormen hangen af van de ingerichte koppelingen. Deel alleen materiaal dat nodig is voor je vraag en waarvoor je toestemming hebt om het te delen.

Showroom en optionele metingen

Wanneer showroommetingen zijn ingeschakeld, vragen we eerst toestemming voor het tellen van bekeken voorbeelden en klikken op WhatsApp. Je kunt weigeren of het meten weer uitzetten zonder toegang tot de voorbeelden te verliezen. De showroom bewaart deze keuze alleen zolang de pagina openstaat; hij plaatst hiervoor geen cookie. We tellen gebeurtenissen per voorbeeld en dag, geen unieke personen. Voor misbruikbeperking wordt het IP-adres op de server omgezet in een kortlopende ondertekende code; het ruwe IP-adres wordt niet in de showroommeting opgeslagen. Hostinglogs staan hier los van.

Een WhatsAppklik verstuurt nog geen bericht. Verstuur je het voorgestelde bericht met een voorbeeldcode, dan kan die code bij je klantdossier worden opgeslagen zodat Luna weet welk voorbeeld je bedoelt. Dit is geen bewijs dat je eerder op een knop hebt geklikt. Ingevulde gegevens en geselecteerde foto’s in de fictieve portaldemo worden niet geüpload en verdwijnen bij herladen.

3. Waarom en op welke grondslag?

We gebruiken gegevens om vragen en aanvragen te beantwoorden, zakelijke werkzaamheden uit te voeren, gesprekken binnen Sales OS beschikbaar te maken en de dienst te beveiligen en te herstellen bij fouten.

Voor aanvragen en dienstverlening verwerken we noodzakelijke gegevens om op jouw verzoek stappen te zetten vóór een overeenkomst of om een overeenkomst uit te voeren. Voor intern bedrijfsbeheer, beveiliging en relevante zakelijke opvolging gebruiken we ons gerechtvaardigd belang, met afweging van de belangen en privacy van betrokkenen. Waar toestemming nodig is, baseren we de verwerking daarop. Gegevens die we wettelijk moeten bewaren verwerken we op basis van die wettelijke verplichting. Toestemming kun je weer intrekken; dat verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Het verstrekken van gegevens is vrijwillig, maar zonder contactgegevens of de relevante inhoud kunnen we een vraag of opdracht mogelijk niet behandelen.

4. AI en menselijke controle

Luna gebruikt AI om tekst te begrijpen, antwoorden te maken en toegestane acties binnen Sales OS uit te voeren. Daarvoor kunnen berichtinhoud, relevante gespreksgeschiedenis en geselecteerde bedrijfs- of contactgegevens aan OpenAI worden doorgegeven. AI kan fouten maken. Neem via e-mail contact op als je een antwoord wilt laten controleren of rechtstreeks met Ivo wilt spreken.

Deze koppeling is niet bedoeld voor uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor personen hebben.

5. Met wie worden gegevens gedeeld?

Voor de werking van deze integratie gebruiken we de volgende diensten, voor zover nodig voor hun taak:

• Meta / WhatsApp voor het ontvangen en afleveren van WhatsApp-berichten.
• OpenAI voor AI-verwerking van tekst en relevante context.
• Google Firebase / Firestore voor opslag, toegangsbeheer en verwerking van applicatiegegevens.
• Vercel voor hosting, serverfuncties en technische logging.

Bevoegde beheerders van LionLabs kunnen gegevens inzien voor dienstverlening, beheer en ondersteuning. We verkopen persoonsgegevens niet. Verstrekking aan bevoegde instanties kan plaatsvinden als de wet dat vereist.

Leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Voor zulke doorgiften zijn passende waarborgen nodig, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. Vraag ons per e-mail naar de toepasselijke waarborgen voor jouw gegevens. WhatsApp verwerkt ook gegevens voor zijn eigen dienst volgens zijn eigen privacybeleid.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

Gesprekken en zakelijke gegevens blijven nodig zolang ze relevant zijn voor een lopende aanvraag, opdracht, zakelijke relatie of de afhandeling daarvan. Bij de beoordeling van verdere bewaring kijken we naar openstaande werkzaamheden, de noodzaak om afspraken te onderbouwen, eventuele geschillen en wettelijke bewaarplichten. Technische gegevens worden gebruikt zolang ze nodig zijn voor aflevering, het voorkomen van dubbele acties, beveiliging en onderzoek naar storingen.

De huidige integratie verwijdert gesprekken niet automatisch na een vast aantal dagen. Een verzoek tot verwijdering wordt door LionLabs beoordeeld en uitgevoerd. Wettelijk verplichte gegevens of gegevens die noodzakelijk zijn voor een rechtsvordering kunnen langer bewaard moeten blijven. Kopieën bij leveranciers en in back-ups kunnen onder hun eigen bewaar- en overschrijfcycli vallen.

Meetbewijzen en kortlopende misbruikcodes krijgen een vervaldatum van respectievelijk één dag en één uur. De algemene daglimietteller verloopt na twee dagen. Automatische opruiming daarvan vereist de ingerichte Firestore TTL-regels. Dagtotalen hebben in deze software nog geen automatische verwijdertermijn. De eigenaar beheert die bewaring; de rapportage toont alleen de afgelopen 30 dagen.

7. Beveiliging en deze pagina

We gebruiken beveiligde verbindingen, toegangscontrole en serverzijdige controles voor de WhatsApp-koppeling. Toegangssleutels worden niet in deze openbare pagina opgenomen. Geen enkele dienst kan absolute veiligheid garanderen.

Deze privacypagina plaatst zelf geen cookies en bevat geen analytics, advertentietrackers of externe lettertypen. De hostingdienst kan technische verzoekgegevens verwerken om de pagina aan te bieden en te beveiligen.

8. Jouw rechten en gegevens verwijderen

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid van je persoonsgegevens, voor zover deze rechten van toepassing zijn. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en tegen direct marketing.

We reageren in beginsel binnen één maand. Als een verzoek complex is en meer tijd nodig heeft, informeren we je over de reden en eventuele verlenging. Als we gegevens niet kunnen verwijderen, leggen we uit waarom.

De eigenaar kan met STOP in WhatsApp de ingestelde automatische updates en opdrachten pauzeren. STOP verwijdert geen eerdere gesprekken. Gebruik voor verwijdering het e-mailadres hierboven.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

Als de werkwijze van Luna verandert, passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging. Vragen over deze verklaring? Mail info@lionlabs.io.